با ظهور برنامه‌ریزی منابع سازمان در حوزه تولید، تمامی سیستمهای تولیدی تحت پوشش قرار گرفتند. بخش‌ها، فـرآیندها و وظـایف مختلفی از جمله کنترل کـیفیت، نـگهداری و تعمیرات،انبار، حسابداری و مالی و… به سیستمهای تولیدی متصل شدند و مدیریت جامع منابع سازمانی به عنوان حد فاصل سیستمهای مدیریت زنجیره تامین و مدیریت ارتباط با مشتری مطرح شد.
این سیستم بیش از آنکه عـنوان جـدیدی برای MRPII باشد، به‌عنوان سطح بعدی در سطوح تکاملی سیستمهای کامپیوتری طراحی شده برای پشتیبانی از عملیات سازمان مطرح است. این سیستمها، علاوه بر ویژگی‌های اضافی، یکپارچه‌‌سازی بهتری از بخشهای MRPII دارند. در سال 1995، مقوله اینترنت وارد ای آر پی شد و در سال های 1998 تا 2000، تبادل الکترونیک اطـلاعات و ERP بـا یـکدیگر پیوند خوردند.
در سال 2000 راهکارهای برنامه ریزی منابع سازمانی تحت وب توسعه یافتند که از فناوری چند لایه‌ای در معماری سیستم اطـلاعاتی پشـتیبانی می‌کردند. امروزه هم سیستمهای جدیدی با عنوان ERP II در حال توسعه هستند که اساس آن هـا بر بستر وب اسـت و تـمرکز بسیار زیادی بر حمایت از بخش مدیریت زنجیره‌ی تامین دارند و عملاً در تعریف امروز نرم افزار ERP، آن را کاملاً مرتبط و جـدایی ناپذیر از مدیریت زنجیره تأمین تعریف می‌کنند.
پیاده سازی و استفاده از نرم افزار ERP معمولا چهار هدف عمده را در سازمان ها محقق می کند. این اهداف شامل موارد زیر می باشد.
-
کاهش هزینه های بخش فناوری اطلاعات
-
افزایش کارایی فرایند تجاری سازمان
-
استاندارد سازی فرایند های سازمان
-
تسریع کننده نوآوری های سازمان در حوزه فرآیندهای تجار
از ویژگی های نرم افزار ERP می توان به سازمانی بودن نرم افزار برای یکپارچه سازی ها اشاره داشت که قادر است در حوزه های مختلف عملیاتی و مدیریتی کلیه فرایند ها را یکپارچه نماید. سیستم ERP شامل حوزه های مختلفی از جمله تدارکات، خرید، فروش، تولید، نگهداری، بازاریابی، تعمیرات، منابع انسانی و مالی می باشد. همه این بخش ها در برنامه ERP به یکدیگر مرتبط هستند. همچنین از دیگر ویژگی این دسته نرم افزارها می توان به قابلیت زیر مجموعه داشتن آن اشاره داشت که یک سیستم ERP می تواند دارای چندین زیر مجموعه مختلف نیز باشد.
مفهوم یکپارچگی در نرم افزار ERP
برای مشخص شدن معنی یکپارچگی ERP باید گفت که این سیستم ها به گونه ای برنامه ریز شده اند که هر گونه اطلاعات مشابه را تنها یکبار در سیستم ثبت می کنند و از ثبت کردن پیاپی یک اطلاعات در بخش های مختلف جلوگیری می شود. در نتیجه ی این عمل کار ها تسریع شده و از افزونگی زیاد داده ها و سردرگمی افراد سازمان می کاهد. به طور مثال در صورتی که در سیستم ERP ما یک اطلاعات را برای یک بخش که مناسب آن کار است وارد کرده باشیم، در دیگر بخش ها نیز این اطلاعات قابل استفاده و مشاهده خواهد بود.
برای مثال می توان به ثبت کردن اطلاعات یک فرد در سیستم اشاره داشت که این اطلاعات می تواند توسط قسمت های تدارکات ، منابع انسانی ، تولید و… نیز قابل استفاده می باشد. همچین باید گفت که از اطلاعات ثبت شده در نرم افزار ERP می توان برای بخش های مختلفی به صورت تجاری، پرسنلی، مالی استفاده کرد. پس در صورتی که برای شرکت خود به دنبال یک سیستم یکپارچه ساز با این مشخصات هستید، استفاده از نرم افزار ERP برای شما بسیار سودمند خواهد بود که گروه و شرکت خود را به صورت بهینه و یکپارچه مدیریت کنید.
برنامه ریزی منابع سازمان یا Enterprise Resource Planning – ERP
سیستمهای ERP حول تفکر برنامه های کاربردی پیش ساخته تکامل یافته اند. فروشندگان ، برنامه های کاربردی را برای هر بخش خاصی از صنایع تولید کرده و سازمانها ، برنامه های کاربردی را مطابق با نیازهایشان خریداری می کنند. در این برنامه های کاربردی مدلهای گردش کار جاسازی شده اند. همچنین برنامه های کاربردی آماده به منظور برخی انعطاف پذیری ها در پیکر بندی و شکل دهی فرایندهای کاری، مورد استفاده قرار میگیرند.
هر یک از برنامه های کاربردی در بردارنده داده ها و اطلاعاتی می باشند که بواسطه این اطلاعات فرایندهای سازمانی را کنترل می نمایند. به منظور بایگانی بهتر و متناسب تر، سازمان های اجرایی اغلب به برنامه های کاربردی نیاز دارند تا به وسیله تنظیم و به کارگذاری هزاران پارامتر متناسب و درخور نیاز سازمان باشند. در سیستمهای ERP معمولاً مدل گردش کار در نرم افزار برنامه کاربردی جاسازی می شود.
به منظور شکل‌دهی فرایند گردش کار ، بیشتر پارامترهایی که ERP دارد به طرق مختلفی انعطاف پذیر است. به عبارت دیگر سیستمهای ERPجهت خودکارکردن وظایف کاری پدیدآمده اند و راه حل داده ای (اطلاعاتی) یکپارچه ای در سرتاسر زیرساختار سازمانی ارائه می دهند. سیستم های برنامه ریزی منابع سازمان، سیستم های اطلاعاتی پیکره بندی شده ای می باشند که اطلاعات و فرایندها مبتنی بر اطلاعات را در داخل و در میان نواحی کاری سازمان یکپارچه می‌کنند.
به طور معمول شرکتها به جهت برآوردن نیازهای هر یک از سیستم های کاری خود، نظیر حسابداری، خرید، برنامه ریزی و کنترل موجودی و… برنامه های کاربردی کامپیوتری مجزایی ایجاد می‌کنند. چنین سیستم هایی درون جزایر متناقض اطلاعاتی رشد می کنند؛ بنابرین تحکیم و اتحادشان ممکن نمی‌باشد. در نتیجه راه حل سیستمهای ERP راه حل مناسب را فراهم کرده و اطلاعات و سرویسهای مربوط به دپارتمانهای سرتاسر یک سازمان را یکپارچه می نمایند. این راه حل به سازمانها اجازه می‌دهد که تمام منابع‌شان را بهتر اداره کنند و بدینوسیله و به واسطه یکپارچگی تمام اطلاعات در میان فرایندهای کاری مختلف هزینه ها را کاهش داده و کارایی را افزایش دهند.
سیر تکاملی ERP از لحاظ تاریخی مبدأ و منشا سیستمهای ERP می تواند با برگشت به دهه 60 میلادی دنبال شود که در آن زمان تمرکز سیستم های اطلاعاتی بطور عمده بر اداره کردن سنتی موجودیها بود. در دهه 70 میلادی سیستمها بر برنامه ریزی احتیاجات مواد MRP یا Material Requirement Planning متمرکز شدند. در دهه 80 میلادی تفکر و مفهوم MRPII Manufacturing Resource Planning بوجود آمد که شامل بهینه سازی فرایندهای تولیدی کل کارخانه می باشد. پیشرفتهای تکنولوژی نوین، توسعه سیستم های نرم‌افزاری جهت اداره کردن واحدهای وظیفه‌مند را آسان کرده‌اند و اجرای مدلی مفهومی را ممکن ساخته‌اند. به این مدل معماری و چارچوب یکپارچه که سیستمهای اطلاعاتی سازمان را شرح می دهد؛ می‌توان بعنوان بذر(دانه) سیستم های ERP نگریست. سیستمهای ERPمختلف رایج در دسترس شامل موارد زیر می باشند :
-
SAP
-
PeopleSoft
-
Oracle
-
Autres
-
Baan
بواسطه آنالیز سیر تکاملی تاریخی و بلوغ این سیستم ، می توان مشاهده کرد که سیستمهای ERP در نتیجه یک سیر صعودی روان ، با قاعده و پیوستگی پدیدار گشته اند و می توانند از سالهای 60 تا اواسط سالهای 90 با تجارب موفقیتهای بزرگ در سرتاسر جهان دنبال شده باشند. این سیر تکاملی مترقی (که شامل سیستم های موجودی پایه ، MRP ، MRPII و تمدیدات MRPII می‌باشند) در جهت تولید محصول با کیفیت عالی و قابل اعتماد در صنعت ، با اعتبار بالا ، جایگاه خوب در بازار و مزایای قوی بر فراز سیستم های رقابتی سوق داده شده اند.
مزایای پیاده‌سازی ERP
-
ایجاد یکپارچگی سازمانی از بعد اطلاعاتی و افزایش سازگاری در اطلاعات موجود در سازمان.
-
استانداردسازی فرایندهای سازمانی بر اساس تجربیاتی برتری که شرکت های عرضه کننده نرم‌افزار از سازمانهای مختلف به دست آورده اند.
-
مهندسی مجدد فرایندهای سازمانی و کاهش زمان انجام آنها.
-
تبدیل فرایندهای سازمانی از حالت ضمنی به حالت صریح ( به علت مهندسی مجددی که در فرایندهای سازمان صورت می پذیرد)
-
امکان نصب و راه اندازی سریعتر سیستمهای مرتبط با ERP در سازمان از جمله ماژولهای مختلف این نرم افزار و یا سایر نرم‌افزارهای کاربردی که از طرف عرضه کنندگان ERP ارائه نشده و مخصوص آن سازمان هستند.
-
امکان و یا تسهیل توسعه سیستمها و تکنولوژیهای جدیداز جمله JIT،،ABC و…. ،
-
امکان ایجاد همکاری‌های تجاری، سرمایه گذاریهای مشترک، ادغام و.. برای سازمانها با هزینه کمتر و بازدهی بیشتر و نتیجه بهتر.
-
تغییر تمرکز از برنامه نویسی کامپیوتری در سازمان به بهبود فرایندها،
-
فراهم شدن زیر ساخت لازم به منظور پرداختن به SCM و CRM ، این دو مبحث در حال حاضر تبدیل به دو جزء جدایی ناپذیر ERP2 شده اند.
-
توسعه زیر ساخت لازم به منظور وارد شدن به بحث e-Business.
-
یکپارچه سازی اطلاعات: بر خلاف سیستهای دیگر که ممکن است هر یک از بخشهای مالی، فروش، تولید و… گزارشهای ضد و نقیضی در مورد فعالیتها و سهم خود در افزایش میزان درآمد شرکت ارائه دهند،ERP به شرکت کمک خواهد کرد که اطلاعات مورد نظر را بصورت جامع و کامل از یک سیستم بدست آورد.
-
یکپارچگی اطلاعات در مورد سفارشات مشتریان :ERP کمک خواهد کرد تا سفارشات مشتریان از زمان دریافت سفارش از مشتریان، دریافت مواد اولیه از تامین کنندگان کالا برای تولید آن سفارش تا تحویل کالای تولید شده به مشتری و دریافت وجه آن بطور یکپارچه در یک سیستم نگهداری شود و به این ترتیب شرکتها قادرند براحتی سفارشات را ردیابی کنند و هماهنگی لازم بین بخشهای مختلف شرکت را ایجاد نمایند.
-
استاندارد سازی و سرعت بخشیدن به فرآیند تولید: سیستمهایERP با استاندارد سازی فرایندهای تولید و استفاده از یک سیستم کامپیوتری منسجم باعث صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری خواهند شد.
-
کاهش موجودی انبار:ERP با بهینه سازی فرآیند سفارشات و تولید محصول، باعث کاهش موجودی مواد اولیه و موجودی در جریان ساخت می‌گردد و همین امر موجب کاهش موجودی کالای ساخته شده در انبارها می‌شود. به بیان دیگرERP توانایی مدیریت زنجیره عرضه محصول(Supply Chain Management) را نیز فراهم می‌سازد.
-
استاندارد سازی اطلاعات مربوط به منابع انسانی شرکت، صرفه‌جویی در زمان و جلوگیری از دوباره کاری.