مدیریت زمان چیست و تکنیکهای آن کدام است؟
مدیریت زمان یا Time Management، یکی از دغدغه های مهم بسیاری از ماست.
همه می‌دانیم که ضعف در برنامه ریزی و مدیریت زمان، میتواند مشکلات فراوانی را برای ما ایجاد کند؛ البته گاهی هم به اشتباه، چالش‌ها و مسائل دیگر خود را به ضعف در مدیریت زمان نسبت می‌دهیم.
مهم‌ترین نکته‌ای که در مجموعه درس‌های مدیریت زمان و نظم شخصی خواهیم آموخت این است که مدیریت زمان یک عنوان بسیار عمومی است که میتواند مجموعه‌ی گسترده‌ای از چالش‌ها، مهارت‌ها و مسائل را شامل شود.
بسیاری از کسانی که معتقدند در مدیریت زمان ضعف دارند یا اینکه فکر می‌کنند نیازمند بهبود در مهارت مدیریت زمان هستند، ممکن است مشکلات و چالش‌های دیگری داشته باشند که در نهایت خود را در قالب ضعف در مدیریت زمان بروز می‌دهد.
چرا دچار کمبود زمان می‌شویم؟
همه ما به یک علت واحد دچار کمبود زمان نمی‌شویم.
پیش از اینکه به فکر مدیریت زمان و حل کردن مشکل کمبود زمان خود باشیم، باید تشخیص دهیم که چرا دچار کمبود زمان شده‌ایم.
در ادامه برخی از رایج‌ترین علت های کمبود زمان را با هم مرور می‌کنیم.
رویاهای بزرگ و هدف گذاری غیرواقعی
برخی از ما به دلیل رویاهای بزرگی که در سر داریم، احساس می‌کنیم به کمبود زمان گرفتار شده‌ایم
وقتی که تصمیم می‌گیریم به یک انسان بزرگ تبدیل شویم. وقتی به غول‌های صنعت و اقتصاد ایران و جهان فکر می کنیم.
وقتی می‌خواهیم تاثیری ماندگار از خودمان در حوزه علم و دانش و فرهنگ و هنر به جا بگذاریم. یکی از اولین چیزهایی که به خاطر می‌آوریم محدودیت زمان است.
خصوصاً اگر به سن خودمان فکر کنیم و احساس کنیم، تا این نقطه که هم اکنون آمده‌ایم، به اندازه‌ی کافی از عمر و وقت خودمان استفاده نکرده ایم.
ضعف در مهارت تصمیم گیری و اولویت بندی
کمبود زمان ممکن است به دلیل مشکل در اولویت بندی کارها و فعالیت‌ها باشد.
گاهی اوقات، ممکن است احساس کنیم که حجم فعالیت‌ها زیاد است و نمی‌دانیم که بهتر است کدام را به نفع کدام کنار بگذاریم. یا کدام را در اولویت قرار دهیم. من می‌خواهم درس بخوانم و بهترین معدل را در پایان دوره کارشناسی بگیرم.
دغدغه‌ی کنکور ارشد را هم دارم و میبینم فرصت کافی برای آن ندارم. شنیده‌ام که پس از دوران دانشجویی فرصت مطالعه خیلی کمتر است و دلم می‌خواهد از همین دوران برای یادگیری و توسعه دانش خودم هم استفاده کنم. از طرفی برای تامین هزینه‌ی تحصیل و همینطور کسب تجربه، کار هم میکنم یا می‌خواهم بکنم.
احساس میکنم همه اینها هم در یک اولویت هستند و مهم هستند یا اگر اولویت‌های آنها با هم فرق دارد، دانش یا شجاعت این اولویت بندی را ندارم. امیدوارم از طریق مدیریت زمان، فضایی ایجاد کنم که به همه‌ی خواسته‌های خودم برسم.
شبیه همین ماجرا هم برای مدیری پیش می‌آید که هم می‌خواهد جلسات برون‌سازمانی را با دقت و کیفیت خوب برگزار کند. هم اصرار دارد که بازدیدهای منظم و دوره‌ای در داخل شرکت داشته باشد. هم علاقمند است برای همسر و فرزندانش وقت بگذارد و از سوی دیگر، از دانش و تکنولوژی روز هم عقب نماند.
اولویت‌بندی، مهارتی ضروری اما بسیار دشوار و چالش برانگیز است که در بسیاری از مواقع، ما را ترغیب می‌کند که با استفاده از مدیریت زمان و مهارت‌های مشابه، ظرفیت و توانمندی خود را افزایش داده و صورت مسئله را پاک کنیم.
به عبارتی، بسیاری از ما فوبیای تصمیم گیری داریم و از کنار گذاشتن گزینه‌ها می‌ترسیم. درست مانند کسی که می‌خواهد با صد هزار تومان بودجه، یکی از دو اسباب بازی شصت هزار تومانی و پنجاه هزار تومانی را انتخاب کند و چنان در انتخاب دچار تردید میشود که تصمیم می‌گیرد ده هزار تومان قرض بگیرد و هر دو گزینه را انتخاب کند!
ضعف در تفویض اختیار
کمبود زمان ممکن است ناشی از واگذار نکردن کارها به دیگران باشد.
ما خیلی وقت‌ها در واگذار کردن کارها به دیگران، ضعیف عمل می‌کنیم. یا کارها را به شکل نامطلوبی به دیگران واگذار می‌کنیم که در نهایت زحمت خودمان دوچندان میشود.
آیا تا به حال شده از کسی بخواهید که برای صرفه جویی در وقت، به جای شما یک پیراهن را برایتان بخرد و جدای از زحمت و منتی که برای شما ایجاد شده، وادار شوید بعداً برای تعویض مراجعه کنید و وقت زیادی را صرف چانه زنی و متقاعد کردن فروشنده به تعویض لباس کنید؟
یا آیا شده است که نامه‌ای را برای تایپ به همکار خود بدهید و ببینید که مدت زمانی که صرف ویرایش و غلط گیری نامه میشود بیشتر از زمانی است که خودتان برای تایپ نامه صرف می‌کنید؟
ناتوانی در تفویض اختیار و واگذاری نادرست و غیرحرفه‌ای کارها به دیگران، باعث میشود که در نهایت بسیاری از ما به این نتیجه برسیم که بهترین روش صرفه جویی در زمان، این است که کارها را خودمان انجام دهیم و از آنجا که به هر حال ، ظرفیت ما در انجام کارها محدود است، نهایتاً احساس می‌کنیم مدیریت زمان، آن کلید طلایی است که میتواند چنین مشکلی را برای ما حل کند.
کمال طلبی
کمال طلبی نیز میتواند یکی دیگر از دلایلی باشد که ما را نهایتاً به سمت مدیریت زمان سوق داده است.
کمال طلب‌ها یا Perfectionist ها، کسانی هستند که برای هیچ کاری، استاندارد ۹۰ یا ۹۵ از صد را نمی‌پذیرند. آنها استاندارد ۱۰۰ از ۱۰۰ را می‌خواهند. به همین دلیل هر کاری توسط آنها، بیش از زمان معمول طول می‌کشد. نامه‌ای که میتواند در پنج دقیقه نوشته شود، پنج بار مرور و ویرایش میشود و پس از سی دقیقه، با نارضایتی ارسال میشود.
اگر ماشین خود را به کارواش ببرند، دو برابر کارگری که ماشین را شسته، وقت می‌گذارند و دور ماشین می‌گردند تا از نبودن لکه در اطراف ماشین مطمئن شوند.
یک مهمانی کوچک یا سمینار مختصر داخل سازمان، به اندازه‌ی یک عروسی از آنها وقت می‌گیرد و باید تمام جزییات بررسی شود و به دقت مورد توجه قرار گیرد.
طبیعی است که در این شرایط، ممکن است من و شما احساس کنیم که مشکل اصلی ما در مدیریت زمان است و اگر در مهارت مدیریت زمان توانمند شویم می‌توانیم بدون کمبود وقت، کارها را با همان سطحی از استاندارد که مد نظرمان است انجام دهیم.
ضعف در مهارت حل مسئله
حل موردی مشکلات و نداشتن نگاه فرایندی، میتواند دلیل دیگر کمبود زمان باشد.
گاهی اوقات، مسیر کار در تیم ما یا در سازمان ما نادرست است. به جای اینکه مسیر کار را درست کنیم، به صورت موردی مشکلات را حل می‌کنیم.
بستری که در سازمان ایجاد کرده‌ایم، بستری برای فساد اقتصادی است. یا اینکه فرایندها و نظام پاداش و پرداخت، به شکلی است که کارمندان تشویق می‌شوند از زیر کار فرار کنند.
به جای اینکه یک بار ببینیم ریشه مسئله چیست، هر روز وقت ما صرف جستجوی کارمند خاطی و مجازات کردن او میشود.
دوستان و همراهانی انتخاب کرده‌ایم که هر لحظه بودن کنار آنها، ما را به اتلاف وقت و فراموش کردن اولویت‌ها سوق می‌دهد. اما به جای اینکه این مسئله را حل کنیم، سعی می‌کنیم با ابزارها و تکنیک های مختلف، از وقت جزیی باقیمانده استفاده بهتری بکنیم.
شاید هم مشکل اصلی ما انگیزه نداشتن است.
وقتی برای کاری که انجام می‌دهیم انگیزه نداریم، آن را کندتر از همیشه انجام می‌دهیم. خیلی وقت‌ها هم، ترجیح می‌دهیم آن کار را در آخرین مهلت مقرر انجام دهیم. در چنین شرایطی، گاهی اوقات مسئله‌ی ریشه‌ای کمبود انگیزه، دیده نمی‌شود و عارضه‌ی سطحی آن، یعنی کمبود وقت، مورد توجه و نظر ما قرار می‌گیرد.
احساس می‌کنیم با بهبود مهارت مدیریت زمان، می‌توانیم انواع مشکلاتی را که در کار و زندگی روزمره خود با آن مواجه هستیم، مدیریت کرده و کاهش دهیم.
مشکل اهمال کاری
اهمال کاری و به تعویق انداختن هم میتواند ریشه دیگر کمبود زمان باشد.
گاهی اوقات، مشکل ما واقعاً کمبود زمان و مدیریت زمان نیست. بلکه عقب انداختن کارها به زمان دیگر است. میتوانم امروز پروژه درسی ام را انجام دهم، اما ترجیح میدهم تا حد امکان آن را عقب بیندازم.
به هر حال باید مانتوی خودم را به خشکشویی بدهم، اما اگر میشود عصر این کار را انجام داد، چرا حالا؟ چند روز است که میبینم باک ماشین تقریباً خالی شده، اما تا ماشین به گریه و التماس نیفتد و خاموش نشود، ایستادن در صف پمپ بنزین را به زمان دیگری موکول میکنم. در صورتی که مشکل شما اهمال کاری است،
ضعف در هنر نه گفتن
دلیل دیگری که بسیاری از ما دچار کمبود زمان می‌شویم، ضعف ما در هنر نه گفتن است.
شاید شما هم از جمله کسانی باشید که نمی‌توانند به سادگی به دیگران «نه» بگویند. به همین دلیل، قسمت عمده‌ای از وقت خود را صرف انجام کارهایی می‌کنند که به دلیل خجالت یا رودربایستی یا دلایل مشابه، پذیرفته‌اند. در چنین شرایطی، تلاش برای بهبود مهارت مدیریت زمان، به معنای بهبود توانایی‌های ما نیست. بلکه گویی می‌خواهیم ظرفیت بارکشی خودمان را افزایش دهیم تا دیگران بتوانند با دردسر کمتری بار بیشتری را بر شانه‌های ما تحمیل کنند.
اگر شما هم خودتان را قربانی این نوع رفتار می‌دانید، شاید مطالعه یکی از درس‌های، تحت عنوان هنر نه گفتن، بتواند کمی اثربخش باشد.
اهمیت و ضرورت بهره‌گیری از مدیریت زمان
چرا مدیریت زمان؟ هدف از مطرح کردن مدیریت زمان چیست؟ با مدیریت زمان به چه چیزی دست می‌یابیم و اهمیت و ضرورت فراگیری این مهارت در چیست؟
باید گفت هدف از آموختن مهارت مدیریت زمان در این است که ما در طول بیست‌وچهار ساعت شبانه‌روز یا در طول هفته و ماه و سال بتوانیم از زمان و وقت ارزشمند خویش به شکل مؤثر بهینه و با رعایت اولویت‌ها استفاده کنیم و راه و مسیر پیشرفت و موفقیت و عملیاتی کردن کارها و انجام به‌موقع کارها را هموار سهل و آسان کنیم و از آرامش و انگیزه نیز برخوردار شویم.
مدیریت زمان را به این دلیل مطرح می‌کنیم و لزوم استفاده از آن را به این دلیل بر آن تاکید داریم که ما ارزش وقت و زمان را بفهمیم و بدانیم و در آینده دچار حسرت و افسوس برای انجام ندادن کارها و عدم موفقیت در فعالیت‌های زندگی نشویم و از زمان استفاده مطلوب و شایسته را برای زندگی خویش داشته باشیم. نداشتن برنامه و اولویت‌بندی باعث میشود که انسان در زمان غرق شود بدون آن‌که بتواند از آن به شکلی مفید استفاده کند!
نظارت و آگاهی داشتن از فعالیت‌ها
وجود برنامه زمانی به ما این امکان را می‌دهد که توان نظارتی بهتر و بیشتری را روی کارهایی که باید انجام دهیم به ما می‌دهد، یعنی ما می‌توانیم با نظارت و ارزیابی خود از کارها آنها را اولویت‌بندی و تقسیم‌بندی کنیم و همچنین کارهای انجام‌شده یا کارهایی که باید انجام دهیم را بررسی و نظارت کنیم و همچنین آگاهی تمام و کمال و صددرصدی از کارها و فعالیت‌های انجام‌شده و یا کارها و فعالیت‌هایی که باید انجام شود خواهیم داشت و با آگاهی از کارها و فعالیت‌ها تشخیص می‌دهیم که چه کاری در چه زمانی با چه کیفیت و کمیتی انجام دهیم.
ایجاد اثربخشی و بهره‌وری در کارها و فعالیت‌های روزانه
بهره‌وری عبارت است از کارایی بهعلاوه اثربخشی، وقتی‌که از برنامه زمانی استفاده کنیم قطعا و حتما تبدیل به افرادی بهره‌ور می‌شویم در انجام کارها بازدهی کار ما بیشتر خواهد بود. به‌صورت اثربخش عمل خواهیم کرد و برای رسیدن به اهداف مدنظر، راه را آسان و سریع خواهد کرد. حرکت پرشتاب به سمت اهداف خواهیم داشت و به‌هیچ‌وجه دچار وقفه در عملکرد نخواهیم شد.
جلوگیری از ایجاد سردرگمی، پشیمانی، حسرت، تعلل در کارها و اتلاف وقت
نمی‌شود گفت که باوجود برنامه‌ریزی جامع برای فعالیت‌ها و هدفمند بودن در کارها و زندگی ما دچار ناامیدی و پشیمانی و حسرت و اتلاف در وقت و تعلل در کارها خواهیم شد. ما می‌توانیم به‌راحتی و به‌درستی با یک برنامه جامع زمانی از کارها جلوی اتلاف وقت و هزینه را بگیریم مانع از تلنبار شدن کارهای انجام‌نشده شویم که در انتها برای حسرت و پشیمانی شکست به بار خواهد آورد. یعنی برنامه زمانی کارها ما را اتوماتیک وار مصون می‌کند بروز پشیمانی و حسرت وقفه در کارها و ما روی روال معین و مشخصی کارها به نحو احسن و به شکل شایسته انجام خواهیم داد.
در مجموع برخورداری از مهارت مدیریت زمان صدها ویژگی مثبت دارد که ما را در زندگی موفق و مؤید و کامروا و هدفمند و باانرژی و پرتحرک و بهره‌ور و اثربخش و بانظم و انضباط خواهد کرد.
چند توصیه و راهکار در مدیریت زمان
تفکر مثبت داشته باشید
افکار مثبت، شاد و تقویت‌کننده داشته باشید. خود را شاداب، پرانرژی، باصلابت و باقدرت بدانید و با این ویژگی به سمت انجام کارها و فعالیت‌ها پیش بروید. اجازه ندهید در انجام کارها و فعالیت‌ها ترس و شکست و ناامیدی بر شما غلبه کند زیرا باعث ایجاد وقفه در مسیر کار و فعالیت و پیشرفت شما خواهد شد. سعی کنید اعتماد به نفس و عزت بالایی داشته باشید و در کارها و زندگی از این دو بال قدرتمند استفاده نمایید. با استفاده از برنامه‌ی زمانی فعالیت‌ها می‌توانید به ایدهآلهای خود برسید و زندگی ایدهال خود را داشته باشید.
عادات قبل را فراموش کنید
برای داشتن زندگی جدید برای داشتن برنامه زمانی و نقشه راه برای رسیدن به هدف باید به شکل متفاوت از گذشته زندگی کنید و رفتارها و عملکردهای جدید و مناسب داشته باشید. نمی‌شود برای رسیدن به نتیجه متفاوت همان راه‌های تکراری گذشته را پیمود، بلکه باید شیوه و روش‌ها را عوض کرد. لزوم تغییر در سبک زندگی و بازنگری و اصلاح در عادات و رفتار را فراموش نکنید. باید تغییر و تحول سازنده و تکاملی و مثبت در راستای اهداف عالی و متعالی داشت.
کارهای سخت و دشوار را زود انجام دهید
سعی کنید کارهای دشوار و سخت را زود انجام دهید تا این سختی و دشواری بیشتر نشود و یا همراه شما حرکت نکند. اصطلاحی است با عنوان “قورباغه‌ات را قورت بده” یعنی کارهای سخت باید اول حل‌وفصل شوند. انجام این کار خیلی از فشار و سنگینی برنامه زمانی فعالیت‌ها می‌کاهد و ما را سبک‌بال می‌کند.
تقسیم‌بندی زمانی برای انجام کارها و تعیین مدت‌زمان برای هر کار داشته باشید
دقیقا و به‌صورت مشخص برای انجام هر کاری، زمانی را در نظر بگیرید و کار موردنظر در مهلت تعیین‌شده را انجام دهید. باید همه فعالیت‌ها و کارها تقسیم‌بندی زمانی شود که در چه روزی و چه ساعتی باید انجام شود. در تعیین مدت‌زمان برای هر کاری باید حجم آن کار را در نظر گرفت و زمان تعیین‌شده به‌اندازه‌ای باشد که کار موردنظر در این بازه زمانی انجام خواهد شد.
به ساعت بدن و زبان بدن توجه داشته باشید
باید توجه داشت که برای انجام کارها باید نیرو و انرژی لازم را داشته باشیم و زمانی که خسته هستیم و می‌دانیم نمی‌توانیم کاری را به‌درستی انجام دهیم، سعی کنیم دست به کاری نزنیم و به استراحت بپردازیم. زبان بدن خود را هم جدی بگیرید که زبان بدن شما خود نیز پیام‌هایی را مخابره می‌کند و به‌گونه‌ای نباشد که بین صحبت شما و زبان بدنتان تفاوت باشد.
باورهای غلط را درباره مدیریت زمان
تمامی کارها را خودمان انجام دهیم
مدیریت زمان و داشتن برنامه فعالیت زمانی برای انجام کارهای روزمره و رسیدن به اهداف به معنی انجام صد در صد کارها به‌وسیله خودمان نیست. زیرا که اصلا این کار شدنی نیست و قطعا ما در کارها و فعالیت‌ها و زندگی خود نیاز به همراهی و همکاری دیگران داریم، نیاز به کار گروهی و انجام مشارکتی کارها را داریم. ما موجودی اجتماعی هستیم و برای انجام کارها و رسیدن به مقاصدمان نیاز به کمک و همکاری و همراهی دیگران داریم و یا اینکه بعضی از موارد لازم نیست شخصا توسط ما انجام پذیرد و اموری است که به فرد دیگری باید محول شود.