۶. اجازه بدهید مشتری خودش را خالی کند
صبور باشید و اجازه بدهید مشتری شکایت خود را مطرح و عصبانیت خود را ابراز کند. وقتی خشم مشتری فروکش کرد میتوانید برای حل مشکل و پاسخ دادن به پرسش او اقدام کنید. با قطع کردنِ صحبت مشتری فقط موجب خشمگینتر شدن او میشوید. وقتی مشتریِ خشمگین در نهایت نفس عمیقی میکشد، شما باید همانطور که قبلا گفتیم ابراز همدردی با او را شروع کنید.
۷. مشکل را با مدیرتان در میان بگذارید
اگر مشکلی بارها و بارها تکرار میشود بهجای آنکه هربار با آن مواجه شوید، در مورد بهبود فرایندها با مدیرتان صحبت کنید تا بروز آن مشکل در آینده به حداقل برسد. به این ترتیب بهتر میتوانید به مشتریان ناراضی کمک کنید و در عین حال از استرسهایی که ممکن است در آینده پیش بیاید نیز جلوگیری میکنید.
۸. هرگز با مشتری بحث نکنید
قانون سادهی ریاضیِ «منفی در منفی میشود مثبت» در اینجا بهکار نمیآید. شما باید با برخورد مثبت و حرفهای خود و آرام کردنِ مشتری خشمگین، از بهوجود آمدن شرایط ستیزهجویانه جلوگیری کنید. تنها با درک دیدگاه مشتری و پیشنهاد دادن راهحل مناسب میتوانید مشکل را حل و رضایت او را جلب کنید.
۹. هرگز به مشتری نه نگویید
هرگز نباید از کلمهی «نه» استفاده کنید (البته میتوانید از شکلهای دیگر آن مانند: «این امکان وجود ندارد»، «این کار را نمیتوان انجام داد»، «ما این کالا را نداریم» و غیره استفاده کرد). مشتریای که در حال گفتوگو با شماست، انتظار دارد بشنود شما چه کاری میتوانید انجام بدهید تا مشکل او را حل کنید، نه اینکه انجام چه کاری ممکن نیست!
۱۰. بیشتر شنونده باشید
فراموش نکنید که شما دو گوش و فقط یک دهان دارید، پس باید بیش از صحبت کردن به حرفهای طرف مقابل گوش بدهید. اگر وقتی مشتری عصبانی است، قاطعانه به او پاسخ بدهید بدون شک وضعیت از کنترل شما خارج میشود و احتمال دستیابی به موفقیت در حل مشکل کاهش مییابد. اما اگر با دقت به صحبتهای مشتری گوش بدهید، میتوانید بفهمید که علت نارضایتی او چیست و اقدامات لازم را برای جلب رضایت او انجام بدهید.
11. به مشتری نشان بدهید که به او اهمیت میدهید
وقتی خشم مشتری فروکش میکند بازهی زمانی کوتاهی وجود دارد که در آن مشتری مکث میکند تا نفسی تازه کند و این همان زمانی است که فرصت دارید تا با او ابراز همدردی کنید و به او نشان بدهید که او را درک میکنید. شما باید به مشتری نشان دهید که به او اهمیت میدهید و هر کاری که از دستتان بربیاید، برای حل مشکل او انجام میدهید. این ابراز نگرانی موجب میشود که مشتری با شما همراه شود و با این کار نیمی از راه را برای حل مشکل رفتهاید. به این ترتیب تغییر قابل توجهی در رفتار مشتری بهوجود میآید و میتوانید شرایط را در جهت موفقیت و حل مشکل تغییر بدهید.
۱۲. صبور باشید
ناشکیبایی در هیچ کاری جواب نمیدهد. درست است که کنترل احساسات در شرایطی که مشتری رفتاری غیرمنطقی دارد کار سادهای نیست، ولی رفتار شما باید حرفهای، دوستانه و کمککننده باشد تا موفق شوید. صبر و شکیبایی در مورد مشتری و خودتان، تأثیر بسیار زیادی در جلب نظر مشتریان ستیزهجو دارد.
۱۳. رویکرد مثبتی داشته باشید
حتی در بدترین شرایط هم سعی کنید که بر تمام تمایلات منفی غلبه کنید و رویکرد و طرز فکر مثبتی را در پیش بگیرید. این کار به شما کمک میکند تا بهطور مؤثری استرس خود را مدیریت کنید و زیر بار رفتار خصمانهی مشتری خم نشوید. شما باید با خودتان مهربان باشید و سعی کنید دیدگاهتان را قاطعانه و بدون آسیب زدن به احساسات مشتری بیان کنید.
۱۴. هر از گاهی استرس خود را کاهش دهید
وقتی برای جلب رضایت مشتری تلاش میکنید طبیعی است که دچار خستگی و استرس شوید. برای سلامتی خود و همچنین بهبود روابط با مشتری باید یاد بگیرید استرس خود را کاهش بدهید. هیچچیز مانند یک فنجان چای داغ اعصاب تضعیفشدهی شما را آرام نمیکند. میتوانید زمانی را به گوش دادن به موسیقی یا گفتوگو با دوستانتان در کافه اختصاص بدهید. مراقبه و تمرینات تنفسی نیز میتواند مؤثر باشد. البته اینها فقط پیشنهادند و هیچ دستورالعمل ثابتی برای مقابله با استرس وجود ندارد و باید توجه کنید که انجام چه کاری استرس شما را کاهش میدهد.
۱۵. خشمتان را کنترل کنید
عصبانی شدن یکی از ویژگیهای طبیعی انسان است، ولی باید یاد بگیرید خود را آرام کنید و بدون نشان دادن هیچگونه واکنش تندی با مشتری برخورد کنید.